Cómo hacer cuadros de mando: IV

El método iterativo

De todo lo dicho hasta ahora en la anteriores entradas I, II y III  se extrae que: El usuario es la parte más importante del cuadro de mando. Esto unido a que:

• Lo realmente importante es cómo percibe el usuario el cuadro de mando.
• El usuario sabe aproximadamente lo que quiere pero no EXACTAMENTE lo que quiere.
• "Eso no es lo que yo  he dicho que quiero, lo que yo quiero es esto otro".
• Los diseños deben ser usables y cómodos, y eso no siempre se consigue.
• Un largo etcétera que se resume en la frase "Dame lo que te he pedido y te diré lo que realmente quiero" .

Todo esto nos lleva  a que la mejor manera de afrontar la implementación de un cuadro de mandos es el método iterativo basado en prototipos. Algún lector estará pensando que acabo de inventar la rueda, y es cierto, es algo sabido desde hace muchos años en toda la industria del programario. Pero que sea algo sabido no significa que sea algo seguido y ampliamente aceptado. Por lo que voy a explicar, una vez más, en que consiste.



Cómo implementar cuadros de mando iterativamente  mediante prototipos.

1. Se diseña el cuadro de mandos junto con el usuario sobre papel y se acuerda:
1. Que información se verá (los KPI o Indicadores).
2. Cómo se visualizará esa información.
1. Que aspecto visual tiene esa información.
2. Cómo se contextualiza esa información.
3. A que niveles de detalle se llegará al profundizar en la informaicón.
2. Se implementa un primer prototipo que contempla sólo el aspecto visual y se valida junto con el usuario.
3. Se implementa la interacción de los diferentes elementos del cuadro de mandos habilitando toda la funcionalidad y se valida junto con el usuario.
4. Se conecta el cuadro de mandos con los datos reales y se vuelve a validar junto con el usuario. 

A estas alturas nuestro cuadro de mandos ya habrá sufrido una serie de cambios y modificaciones y puede que el diseño al que hemos llegado al final no se parezca en nada, ni en datos ni en aspecto, al cuadro inicialmente diseñado. Debemos ser permeables al cambio.  Debemos trabajar teniendo presente que los cambios son una realidad y que suceden por lo que debemos aceptar su existencia e incorporarlos cuando sucedan.

En un mundo ideal (que no el nuestro) a estas alturas ya habríamos acabado. Pero sucede que:

• Una vez que el usuario empieza a interactuar realmente con el cuadro detecta carencias de lo que realmente quiere.
• La organización cambia y el cuadro cambia con ella por lo que, en función de lo activa que sea la organización, sea necesario adaptar el cuadro a las nuevas necesidades.

Un post relacionado con esto muy interesante es el publicado por mis compañeros en TodoBI .

Finalmente comentar los principales argumentos en contra de este modo de trabajar:

• "Yo quiero un cuadro sencillo y lo tengo muy bien pensado, no hace falta todo esto"  -  Cuando empieces a usarlo comprenderás el por que del beneficio de este modelo de trabajo porque empezarás a querer pequeños cambios y modificaciones
• "Yo no tengo tanto dinero para invertir en esto, hacer un cuadro de mandos así es muy costoso" - A esto hay muchas objeciones:
• Un cuadro de mandos es un producto que ofrece un alto retorno de la inversión ya que proporciona información estratégica por lo que el dinero invertido será siempre recuperado con creces.
• Un cuadro de mando no es tan complicado de hacer y el esfuerzo necesario para hacerlo de este modo es muy poco. En cualquier caso implantar un sistema de BI requiere un gran efuerzo inicial siempre se requiere un gran esfuerzo inicial (ver repartición del trabajo)  y el destinado a implementar un cuadro de mando suele ser el 20 o 30% del total. Hacerlo así supone destinar entre un 5% o 10%  mas. ¿Realmente piensas que no merece la pena frente a  la frustración del inmovilismo?