Cómo hacer cuadros de mando: I

Definición y consideraciones previas

Un cuadro de mando es un conjunto de indicadores que aportan información sumarizada e inteligente al usuario.

Permitidme que ponga ejemplos y analogías. Para este artículo voy a comparar nuestro  cuadro de mando ideal con el telediario (noticiero) que vemos al final del día y nos  informa de lo que ha sucedido en el mundo. Es un buen ejemplo de cuadro de mando, a mi me sirve para saber si lloverá mañana, saber de qué hablar en la oficina y planear mis futuras vacaciones. En definitiva tomar decisiones.




Un cuadro de mandos ideal es la herramienta que responde a las siguientes características:

• Sumarizada: Proporciona "los titulares" al usurio para que este, de de una forma rápida y ágil pueda saber como se está comportando su organización.
  
  Los días que tengo prisa sólo veo los titulares y si no hay nada que me llame la atención me dedico a otras cosas. No siempre quieres tener toda la información.
  
• Inteligente: Inteligente porque responde a preguntas. Y esto debe cumplir 2 condiciones:
• Responde a preguntas del tipo "explicarme por que me das esta información". Es decir, ha de poder proporcionar toda la información que hay detrás de cada "titular" que proporciona.
  
  ¿Os imaginais un telediario que sólo proporcionara titulares? ¿Que no te dieran la noticia concreta?
  
  
  
• Responde a las preguntas importantes para el usuario: Elegir, elegir, elegir. Uno de los mayores motivos de discusión a la hora de hacer un cuadro de mandos es la cuestión acerca de qué indicadores elegir. Qué se muestra en el cuadro de mandos y qué no es suficientemente relevante.
  
  
  Aquí empieza a notarse la influencia de los gustos y preferencias de cada usuario. ¿Que telediario veis? Seguro que cada cual uno distinto ¿Por que? Porque escogen las noticias que yo considero mas importantes. Hay gente que le gusta ver telediarios cargados de sucesos, hay gente que prima la sección económica, hay gente que valora las noticias locales y regionales, por suerte todos informan sobre la meteorología.
  
  
  
• Conjunto de indicadores: Conjunto de medidas que proporcionan una visión general del estado de nuestra organización.. Los indicadores o KPI (Key Performance Indicators) miden el nivel del desempeño de un proceso. Muestran su evolución y / o estado.Estas medidas pueden ser de muchos tipos aunque las cuatro grandes categorías son:
• Indicadores financieros: informan sobre nuestro estado de cuentas.
• Indicadores de cliente: Informan sobre nuestros clientes, grado de satisfacción, índice de repetición (fidelidad), índice de abandono, etc.
• Indicadores de proceso: Informan sobre cómo se trabaja en la organización. Funcionamiento de la operativa, gestión de clientes, gestión del capital humano. etc.
• Indicadores sobre el desarrollo: Informan sobre la capacidad de evolucionar de nuestra organización. Cada cuanto se sacan productos nuevos, si se innova o no, si se forma a los empleados y esta formación se transforma en algún tipo de mejora.
  
En nuestra analogía son las noticias sobre las que se informa y las secciones que componen un informativo. Existe una estructura típica que es Noticias internacionales, Noticias nacionales, Sucesos, Economía, Deportes y Meteorología . Aunque como en nuestro cuadro de mandos cada uno hace lo que le da la gana.

• Usuario: La parte más importante de nuestro cuadro de mandos (y que por desgracia muchas veces se olvida). La información que vamos a presentar la vamos a presentar PARA EL USUARIO. Si el usuario no consume la información el cuadro de mandos no sirve para nada.  Esto significa que:
  
• La información sumarizada presentada debe ser atractiva PARA EL USUARIO.
  
  Si los titulares y quien los presenta no me gustan me voy a otra cadena.
  
• La información sumarizada presentada debe ser comprensible PARA EL USUARIO.
  
  Si no entiendo de que me están hablando me voy a otra cadena.
  
• La información debe estar correctamente sumarizada PARA EL USUARIO. Diferentes perfiles de usuarios esperan diferentes niveles de agregación.
  
  Si los titulares son demasiado esquemáticos no conseguirán captar mi atención, si son demasiado extensos me dormiré y el próximo día voy a otra cadena.
• La información presentada debe ser la que EL USUARIO considera relevante (siempre de una forma objetiva y razonada).
  
  
  Una vez mas, por mucho que el redactor del telediario considere de gran importancia informar de lo que ocurre en Villaviciosa, para mí, un barcelonés, no tiene gran interés la vida cotidiana del precioso municipio de Villaviciosa.
  

Como veis, hacer un cuadro de mando parece fácil, y lo es, lo que no lo es tanto es hacer un BUEN cuadro de mando.

Como me gustan las reglas memotécnicas aquí te dejo un par:

Del ingles, se suele decir que un buen cuadro de mandos debe ser SMART ( juego de palabras con inteligente)

S.M.A.R.T.

• Sinérgia : Debe ser ergonómico y visualmente efectivos para el usuario.
• Motivador: Debe mostrar KPIs ( Key Performance Indicators, indicadores ) críticos y necesarios para la toma de decisiones.
• Acertado: La Información que se presenta debe ser totalmente precisa. Los datos de panel debe haber sido muy probados y validados.
• Responsivo: Debe responder a los umbrales predefinidos por el usuario. Para atraer de inmediato la atención sobre los asuntos críticos.
• Tiempo: Debe mostrar la información más actualizada posible. Debe requerir el menor tiempo posible para leerlo.

Aunque en español también tenemos la nuestra:

Un buen cuadro de mando debe tener IMPACTO


I.M.P.A.C.T.O.

• Interactivo: Debe permitir al usuario ver y llegar a los detalles que hay tras los datos mostrados.
• Mas datos : El panel debe permitir a los usuarios revisar la tendencia histórica de un  determinado indicador.
• Personalizado : Debe ser lo más específico posible para cada usuario. No está de más contemplar las preferencias de colores, fondos y estilos del usuario.
• Analítico : Debe permitir a los usuarios realizar análisis de la información a través de diferentes caminos ( Hacia abajo, comparar, contrastar)
• Colaborativo : El tablero debe permitir intercambiar información entre los distintos usuarios de los distintos cuadros. ( Controles de flujo de trabajo, de proceso. Etc)
• Trazable : Debe permitir realizar un seguimiento de un determinado parámetro identificado por el usuario.
• Ordenado: La información debe presentarse de forma ordenada.

Siguiente Capítulo: Tipos de Usuario, a cada cual lo suyo.