Cómo hacer cuadros de mando: II

Tipos de Usuario, a cada cual lo suyo

En la entrada anterior , a partir de la definición de qué cosa es un cuadro de mando "Un cuadro de mando es un conjunto de indicadores que aportan información sumarizada e inteligente al usuario." nos dábamos cuenta de que la palabra más importante de la definición era usuario .

En esta entrada vamos a ver que cosa es "el usuario" y que tipos de usuarios hay.


"El usuario" es la persona o personas para las que vamos a diseñar nuestro cuadro de mando y vamos a presentar la información de  forma que sea útil para el. ¿Esto supone que hay una relación uno a uno entre usuario y cuadro de mando, un usuario, un cuadro de mando? En un mundo ideal sí, pero en la práctica los podemos agrupar por tipos de usuario, normalmente en función del uso que le vaya a dar. 



Así tendremos:
Usuarios operacionales, cuadros de mando operacionales.
Jefes de operaciones, jefes de almacenes, responsables de distribución, en definitiva, las personas que gestionan el trabajo diario de la organización y necesitan acceder a  datos muy concretos y muy precisos. No necesitan una evolución histórica sino saber que está pasando en este momento.

Por lo que sus cuadros de mando deberán ser:

• De respuesta rápida
• Simple, fácil de utilizar, sin demasiadas opciones y muy a la vista.
• Capaz de mostrar alertas y eventos
• La información es a nivel de detalle, no quieren saber como va toda la organización sino por que un paquete no ha salido a tiempo o en que camón está.
• Suelen tener pocas gráficas y gran cantidad de tablas que proporcionan acceso directo a la información detallada.

Usuarios directivos de departamento o sección, cuadros de mando tácticos.

Jefes de compras, jefes de ventas, responsables de marqueting, en definitiva,  las personas responsables de un departamento o sección de la organización. Necesitas la información contextualizada y sobretodo histórica.
Sus decisiones son tácticas por lo que deben saber cuales han sido las consecuencias de sus decisiones y cuan es la evolución de los indicadores definidos.

Por lo que sus cuadros de mando deberán ser:

• Históricos, Comparativos, contextualizados en definitiva. 
• Con datos agregados y consolidados  como puede ser la evolución de las ventas de un producto o los índices de audiencia.
• Vi visualización de la información se vuelve mas compleja, se introducen conceptos abstractos y se empiezan a utilizar representaciones visuales de la información, como pueden ser las gráficas de tendencias.
• Su objetivo es buscar respuestas acerca de las causas, buscar explicaciones.No tanto adentrarse en los detalles concretos. Aunque deben permitir llegar hasta cierto nivel de detalle si es necesario.

Usuarios directivos, cuadro de mando integral.

Jefes .... y punto.  Personas que  tienen grandes responsabilidades y que necesitan tener, de un vistazo una visión general de su empresa.  Tienen otras cosa más importantes que hacer (normalmente) por lo que el cuadro de mando que ellos consumen debe proporcionarles una vista general de su empresa de un sólo vistazo. El cuadro de mando a disposición de estos usuarios es el mas complejo y completo ya que deben poder tener, de un vistazo, una vista general de toda la organización. Para satisfacer las necesidades de estos usuarios se ha introducido el modelo "Cuadro de Mando Integral o Balanced Scorecard".

Resumiendolo mucho el diseño del cuadro de mando integral nos propone que analizemos nuestra organización desde 4 puntos de vista:

• Desarrollo y Aprendizaje (Learning and Growth): ¿Podemos continuar mejorando y creando valor?
• Interna del Negocio (Internal Business): ¿En qué debemos sobresalir?
• Del cliente (Customer): ¿Cómo nos ven los clientes?
• Financiera (Financial): ¿Cómo nos vemos a los ojos de los accionistas?

Cualquier usuario en cualquer momento, cuadro de mando ad-hoc.

Este tipo de usuario es radicalmente diferente a los anteriores y su cuadro de mando debe ser también radicalmente diferente.  El usuario tipo es cualquiera de los anteriores  aunque su aptitud ante el cuadro de mando es la de la foto. Todos los cuadros de mando anteriores son cuadros de mando predefinidos. Responden a un estudio un análisis y un diseño en el que usuarios y desarrolladores colaboran para obtener  un cuadro de mando funcional y operativo y que responde a una serie de necesidades. Pero estos cuadros de mando no cubren todas las necesidades informacionales. Sólo aquellas para las que fueron diseñados.

Todos los usuarios en algún momento tiene curiosidad por analizar alguna información en concreto que no tiene por que haber sido tomada en cuenta con anterioridad. Todos los usuarios quieren tener la libertad de analizar cualquier dato desde cualquier punto de vista sin que nada limite su imaginación o curiosidad. Para ello están los cuadros de mando Ad hoc. Para permitir al usuario sentirse como el niño de la foto, con la capacidad para jugar con sus datos.

Este tipo de cuadro de mando deben ser:

• Tan flexible cómo sea. El usuario no sabe a priori  que información quiere analizar ni cómo quiere analizarla.
• Tan simple como sea posible:  Su usabilidad debe ser estudiadamente simple, a ser posible tan simple de utilizar como el de la foto. La facilidad de uso es imprescindible.
• Tan escalable como sea posible: Partiendo del principio KISS debe ser tan configurable y completo como demande la imaginación del usuario. En algún sitio debe haber un botón que despliegue un millón de opciones aunque estas no son necesarias para el funcionamiento del cuadro.
• Tan visual  y ameno como sea posible: Cuando analizamos información por curiosidad o interés no queremos aburrirnos con miles de opciones. Eso viene después.

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